अपने इनबॉक्स को स्मार्ट तरीके से करें मैनेज, इन 5 स्टेप्स में सेट करें ऑटोमैटिक फिल्टर

जीमेल : ऑफिस के काम हों या पर्सनल बैंकिंग, हमारा Gmail Inbox अक्सर सैकड़ों ईमेल्स से भर जाता है। इनमें से कई प्रमोशनल होते हैं तो कई बिल्कुल गैर-जरूरी। गूगल ने यूजर्स की इसी समस्या को खत्म करने के लिए ‘Rules & Filters’ का फीचर दिया है। यदि आप भी हर दिन ईमेल्स को डिलीट और आर्काइव करने की मेहनत से बचना चाहते हैं, तो यह गाइड आपके लिए है।

सर्च बॉक्स का उपयोग करके कैसे बनाएं फिल्टर?

Gmail में फिल्टर बनाना बेहद सरल है। इसके लिए आपको किसी एडवांस कोडिंग की जरूरत नहीं है, बस नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

सबसे पहले अपने कंप्यूटर पर Gmail खोलें। टॉप पर मौजूद Search Bar के दाईं ओर स्थित ‘Show search options’ आइकन पर क्लिक करें।

यहाँ एक फॉर्म खुलेगा। इसमें आप From (किसकी ओर से ईमेल आया), Subject, या Has the words (खास शब्द जैसे ‘Offer’ या ‘Invoice’) जैसे फील्ड्स भर सकते हैं।

अपनी जरूरत के हिसाब से क्राइटेरिया सेट करने के बाद, नीचे दिए गए ‘Create filter’ बटन पर क्लिक करें।

एक्शन चुनें Gmail आपके ईमेल के साथ क्या करे?

जैसे ही आप फिल्टर क्रिएट करते हैं, Gmail आपसे पूछेगा कि इन मापदंडों पर खरे उतरने वाले ईमेल्स के साथ क्या कार्रवाई करनी है। आपके पास कई विकल्प होते हैं:

Skip the Inbox (Archive it): ईमेल सीधे आर्काइव में चला जाएगा, इनबॉक्स में नहीं दिखेगा।

Apply label: आप खास कैटेगरी (जैसे ‘Work’ या ‘Bills’) का लेबल लगा सकते हैं।

Mark as read: ईमेल बिना पढ़े ही ‘Read’ मार्क हो जाएगा।

Delete it: स्पैम या फालतू ईमेल्स को सीधे ट्रैश में भेजने के लिए सबसे बेहतर विकल्प।

“डिजिटल उत्पादकता के लिए इनबॉक्स मैनेजमेंट अनिवार्य है। फिल्टर्स का सही उपयोग न केवल समय बचाता है, बल्कि जरूरी ईमेल्स के मिस होने के चांस को भी खत्म कर देता है।” — टेक एक्सपर्ट, लोकल डिजिटल विंग

अंतिम चरण: रूल को करें एक्टिव

अपनी पसंद का एक्शन चुनने के बाद, एक बार फिर ‘Create filter’ बटन दबाएं। अब आपका रूल एक्टिव हो चुका है। भविष्य में जब भी उस क्राइटेरिया वाला ईमेल आएगा, Gmail खुद ही उसे मैनेज कर लेगा।